Podróże służbowe z PKP – poradnik dla pracowników

Podróże służbowe – definicja

Definicja „podróży służbowej” jest przedstawiona w art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. To wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której mieści się stałe miejsce pracownika lub siedziba firmy.

Decyzje w sprawie transportu podejmuje pracodawca.** W związku z olbrzymim wzrostem cen paliw podróże służbowe samochodem stały się mniej opłacalne. Pracodawcy poszukują wszędzie oszczędności, jednocześnie dbając o komfort wyjazdu. PKP InterCity spełnia te wymogi.

Podróż służbowa pociągiem – czy to ma sens?

Pracownicy na podróże coraz częściej – jako środek transportu – wybierają pociąg. Jak się okazuje, jest to sensowna decyzja. Przyciąga ich m.in. atrakcyjna oferta oraz wyraźna poprawa komfortu jazdy (obejmująca takie udogodnienia jak: dostęp do bezpłatnego Wi-Fi, gniazdek elektrycznych).

Podróżni, którzy podróżują w celach służbowych, najczęściej decydują się na jazdę pociągami Express InterCity Premium (Pendolino) czy jazdy w tzw. Strefie Wygody, występującej w klasie 1. w pociągach klasy Express InterCity (EIC). W Strefie Wygody można liczyć na klimatyzowane przedziały, wyposażone w gniazdkach elektryczne, przestronny stół oraz szafę z dodatkowym miejscem na bagaż. To nie wszystko. Jest także tzw. Strefa Ciszy, mieszcząca się w 7. członie każdego pociągu Pendolino – podróżują w niej osoby potrzebujące ciszy i spokoju. Z kolei w 1. klasie Pendolino możemy liczyć na kawę, herbatę, wodę oraz ciepły posiłek w cenie.

Podróżni biznesowi PKP Intercity mogą wynająć dwa typy nowoczesnych klimatyzowanych wagonów (wagony na zamówienie), przystosowanych do organizacji szkoleń, konferencji, spotkań biznesowych. Są one dołączane do pociągów z rozkładu jazdy lub traktuje się je jako część specjalnych pociągów na dowolnie wybranych trasach. To wagony typu 507A i 508A. Te przedziały są wyposażone w sprzęt audiowizualny (np. bezprzewodowe mikrofony, system nagłośnienia, 40-calowy ekran LCD), a także sprzęt konferencyjny dla 25-30 osób. Wagony posiadają także zaplecze kuchenne, w którym można przygotować we własnym zakresie catering. Co ważne, w wagonie typu 507A mieści się wydzielona część barowa, a wagon typu 507A został wyposażony w oddzielne, kameralne pomieszczenie dla 4 osób.

Takie udogodnienia pozwalają efektywnie wykorzystać podróż, szczególnie jeśli trwa ona wiele godzin. Klienci biznesowi, którzy wynajmą jednocześnie dwa wagony, mają możliwość transmisji obrazu, dźwięku między nimi.

Zalety podróży służbowej pociągiem

Jedna z największych zalet podróży służbowych za pośrednictwem pociągu jest możliwość pracy w trakcie jazdy. W większości pociągów znajduje się Wi-Fi oraz gniazdka elektryczne, do których można podłączyć laptopy. Podróżny może efektywnie i produktywnie wykorzystać każdą chwilę – w przeciwieństwie do podróży autem.

Podróże służbowe – liczy się czas

Podróż pociągiem to także często najszybszy sposób na dotarcie do miejsca destynacji. Podróżujący służbowo nie muszą martwić się poszukiwaniami wolnego miejsca parkingowego lub tego, że utkną w korku w godzinach szczytu. Dodatkowo, pociągi Pendolino mają pierwszeństwo przed innymi rodzajami pociągów, co gwarantuje najmniejsze opóźnienia. Kolej jako środek transportu podczas podróży służbowych daje także możliwość dokładnego zaplanowania aktywności zawodowych (np. biznesowych spotkań).

Pociągi – mniej męczący środek transportu

O ile krótkie podróże służbowe mogą być bardziej opłacalne, o tyle długie dystanse to już inna bajka. Wielogodzinna jazda autem będzie męcząca i trudna – szczególnie jeśli jest tylko jeden kierowca. Z uwagi na wygodę i komfort coraz więcej osób decyduje się na podróże biznesowe pociągami.

Ekologia a podróże służbowe pociągami

Wyjazdy służbowe za pośrednictwem pociągu są ekologiczne. Badania wykazują, że podróże biznesowe stanowią 15-20% całkowitych emisji pojedynczej firmy. Pociągi, jako środek transportu, emitują o wiele mniej CO2 aniżeli samochód, a tym bardziej samolot. Przewożą one znaczną liczbę pasażerów, a zużycie paliwa dzieli się wtedy między mniejszy ślad węglowy.

Rozliczenie biletów PKP w delegacji – kto za nie płaci?

To pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej krajowej i zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu (w tym wypadku: rozliczenia biletów PKP w delegacji) – oczywiście musi to udokumentować biletami bądź fakturami, określającymi cenę biletu. Należy też wziąć pod uwagę opłaty dodatkowe (np. miejscówki) i zniżki – w tym posiadanej przez pracownika na transport koleją, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Zdarza się jednak, że przedstawienie dokumentu potwierdzającego koszt za podróż służbową nie jest możliwe (np. zgubiony, ukradziony, zniszczony bilet). Wtedy to pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o zaistniałej sytuacji i przyczynach braku udokumentowania kosztów przejazdu. To oświadczenie jest zamiennikiem dokumentu nieprzekazanego pracodawcy. Ma ono zawierać: - rodzaj wydatku, - wysokość poniesionych kosztów, - przyczyny braku dokumentu (biletu, faktury).

W każdym przypadku pracodawca może zażądać od pracownika, by ten dostarczył mu (o ile to możliwe) duplikaty dokumentów za przejazd, np. faktury.

Zwrot kosztów podróży służbowej – rozporządzenie

W 2022 roku opublikowano tekst rozporządzenia w sprawie należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z delegacją, czyli: dietę, zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz za inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę za uzasadnione.

Od 2023 roku weszły zmiany dotyczące podróży służbowych, które wpłynęły na zwiększenie popularności transportu kolejowego. Pracodawcy muszą stosować m.in. wyższe diety za krajowe podróże służbowe. Wtedy kwota wzrosła do 45 zł (wcześniej było to 38 zł). Ponadto wzrosły koszty za nocleg i dojazdy miejscowe. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za delegację, która będzie trwała ponad 12 godzin. W przypadku krótszych podróży wygląda to tak: - Za delegację służbową od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, - Za podróż służbową mniejszą niż 8 godzin dieta nie przysługuje, - Dieta nie przysługuje pracownikowi wtedy, gdy został oddelegowany do miejscowości pobytu stałego albo czasowego, albo jeśli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.